AVG-verklaring

INFORMATIENOTA VOOR SOLLICITANTEN

INLEIDING

Dit document heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt en u te wijzen op de rechten waarover u beschikt wanneer u solliciteert naar een vacature, ongeacht de wijze waarop uw sollicitatie wordt ingediend (per post, e‑mail, via een recruitmentplatform, enz.).

De informatie die tijdens onze communicatie als verplicht wordt aangeduid, moet worden verstrekt zodat wij uw sollicitatie kunnen verwerken.

1.   De verwerkingsverantwoordelijke

De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens, evenals, indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming, worden vermeld in de vacature waarop u solliciteert

Indien u niet reageert op een specifieke vacature, is de verwerkingsverantwoordelijke de onderneming waarbij u solliciteert; haar contactgegevens en, indien van toepassing, die van haar functionaris voor gegevensbescherming zullen u worden meegedeeld tijdens verdere communicatie met deze onderneming.

2.   Gebruik van persoonsgegevens: doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens:

o      op uw verzoek (voor de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder b AVG), om uw sollicitatie te beoordelen met het oog op een mogelijke aanstelling. In dit verband omvat onze selectieprocedure geen geautomatiseerde besluitvorming [wij kunnen echter gebruikmaken van oplossingen die onze processen vergemakkelijken en verbeteren, zoals kunstmatige‑intelligentietools die de samenvatting en standaardisering van sollicitaties mogelijk maken];

o      tenzij u bezwaar maakt (zie de rubriek “Uw rechten en waarborgen” van deze informatienota), op basis van onze gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f AVG), die bestaan uit het verbeteren van onze wervingsprocessen en die zijn afgewogen tegen uw belangen in het kader van uw zoektocht naar werk. Dit omvat onder meer het waarborgen van een niet‑discriminerende selectieprocedure zonder belangenconflicten, het opstellen van HR‑indicatoren ter verbetering van onze procedures, het versturen van tevredenheidsenquêtes en het uitnodigen voor wervingsevenementen;

o      op basis van uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG):

·  om uw gegevens op te nemen in onze kandidatenpool, zodat wij u kunnen contacteren wanneer er nieuwe vacatures zijn die aansluiten bij uw profiel;

·  om de openingsgraad van onze e‑mails te meten en na te gaan of deze correct worden ontvangen;

·  om het gebruik van onze recruitmentwebsite te analyseren en te verbeteren (aantal bezochte pagina’s, bezoekersaantallen op vacatures, enz.).

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken (zie de rubriek “Uw rechten en waarborgen” van deze informatienota).

3.   Wijze van verzameling van uw persoonsgegevens

De gegevens met betrekking tot uw sollicitatie worden voornamelijk rechtstreeks bij u verzameld op het moment van uw sollicitatie en, indien van toepassing, gedurende het verdere verloop van de selectieprocedure (bijvoorbeeld tijdens sollicitatiegesprekken). Deze gegevens zijn noodzakelijk om uw verzoek te kunnen behandelen; zonder deze gegevens kunnen wij uw sollicitatie niet beoordelen.

Bepaalde persoonsgegevens (met name referenties) kunnen, tenzij u hiertegen bezwaar maakt (zie de rubriek “Uw rechten en waarborgen” van deze informatienota), ook indirect worden verzameld via derden (zoals voormalige werkgevers, dienstverleners die betrokken zijn bij het selectieproces of aanbieders van voor dit doel bestemde openbare onlineprofielen).

4.   Ontvangers van uw persoonsgegevens

Uw sollicitatie en alle later verzamelde informatie worden doorgegeven aan de teams die verantwoordelijk zijn voor de werving en aan de personen binnen het team dat betrokken is bij de te vervullen functie.

Onder voorbehoud van uw toestemming voor opname in onze kandidatenpool kunnen uw gegevens worden gedeeld met andere entiteiten van de Bolloré‑groep die mogelijk geïnteresseerd zijn in uw profiel.

Uw gegevens kunnen geheel of gedeeltelijk ook toegankelijk worden gemaakt voor: (i) externe ondernemingen en interne entiteiten binnen de groep die deelnemen aan het selectieproces als verwerkers in de zin van de toepasselijke regelgeving, onder toezicht van de verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld IT‑dienstverleners, externe recruiters, uitzendbureaus, onderwijsinstellingen, enz.); (ii) à entiteiten die optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken (zoals externe recruiters, headhunters of uitzendbureaus).

5.   Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wij informeren u dat de verwerkingen die nodig zijn voor de verwerking van uw gegevens plaatsvinden binnen de EER. Onze verwerker die het door ons gebruikte platform levert, kan echter een beperkt aantal persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, met name naar het Verenigd Koninkrijk, een land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld

Indien u heeft gesolliciteerd naar een functie of tijdens de selectieprocedure belangstelling heeft getoond voor een functie die is gevestigd in of verband houdt met een entiteit van de groep buiten de EER, worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de teams die verantwoordelijk zijn voor de werving buiten de EER en aan de personen binnen het team dat betrokken is bij de functie in dat land, om uw verzoek te kunnen behandelen in het kader van de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek. Dit vormt de rechtsgrondslag voor de doorgifte indien het betrokken land niet onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt.

Om het beschermingsniveau van dit of deze landen te kennen, kunt u de onderstaande tabel raadplegen:

6.   Bewaartermijnen van uw sollicitatiegegevens

De persoonsgegevens die in het kader van uw sollicitatie worden verzameld, worden bewaard tot het einde van de selectieprocedure. Bepaalde gegevens van louter statistische aard worden vervolgens, nadat zij zijn geanonimiseerd, gedurende een langere periode bewaard, namelijk twee (2) jaar, voor de opstelling van HR‑indicatoren.

Indien u dit wenst, worden uw gegevens gedurende een maximale periode van twee (2) jaar vanaf de datum van uw toestemming bewaard, zodat wij u in voorkomend geval opnieuw kunnen contacteren met betrekking tot nieuwe opportuniteiten die aansluiten bij uw profiel. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken (zie de rubriek “Uw rechten en waarborgen” van deze informatienota).

Indien u wordt aangeworven, worden uw gegevens opgenomen in uw personeelsdossier en bewaard in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen van de werkgever, onder voorwaarden waarover u vooraf zult worden geïnformeerd.

7.   Uw rechten en waarborgen

Overeenkomstig de artikelen 15 en volgende van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 heeft u recht op inzage, rectificatie, bezwaar, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Personen die zich in Frankrijk bevinden, hebben tevens het recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot de behandeling van hun persoonsgegevens na hun overlijden. U kunt uw rechten te allen tijde uitoefenen:

-       door in te loggen op uw kandidatenruimte;

-       door uw verzoek op een beveiligde wijze te sturen naar dpo@automatic-systems.com, met toevoeging van alle informatie die ons in staat stelt uw identiteit te verifiëren (bijvoorbeeld een eenmalig identiteitsbewijs verstrekt via de openbare dienst France Identité (https://france-identite.gouv.fr/) of een versleutelde kopie (met een tool zoals 7‑Zip of Zed!) van een identiteitsdocument met uw handtekening). Wij zullen ons inspannen om binnen een redelijke termijn en in ieder geval binnen de wettelijk vastgestelde termijnen op uw verzoek te reageren. Indien u van mening bent dat wij niet naar behoren op uw verzoek hebben gereageerd, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de onderneming die de wervingsprocedure uitvoert (zie de rubriek “De verwerkingsverantwoordelijke”). U heeft eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (in Frankrijk: de CNIL).

Wij kunnen in de gevallen en binnen de grenzen die door de regelgeving zijn voorzien, genoodzaakt zijn om bepaalde verzoeken met betrekking tot uw rechten (met name het recht op wissing) te weigeren om legitieme redenen, zoals bijvoorbeeld de noodzaak om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.